Dハブのデジタル化支援・AI導入支援 - 生成AI活用・デジタル化の相談なら｜三重・名古屋

Ｅプレゼンスは、創業時から業務をオンラインで設計してきました。現在も、スタッフはそれぞれ別の場所で働く完全テレワークの会社です。 ただし、テレワークは「Zoomを使えばできる」「チャットを入れればできる」というものではありません。 誰がどこにいても仕事が進み 情報が共有され 誰か一人に業務が偏らず 必要なときに必要な人が対応できる そのためには、仕事そのものを「仕組みで回る形」に変えていくことが必要です。 Ｅプレゼンスでは、長年の実践の中で、情報共有、プロジェクト管理、クラウド管理、コミュニケーション、セキュリティ、働く環境まで、一つずつ整えてきました。 1. 情報は、一人の頭の中に置かない テレワークでは、「隣の席の人に聞く」ができません。 だからこそ、情報を見える場所に置くことが重要です。 Ｅプレゼンスでは、 毎朝、予定をチャットで共有する Googleカレンダーで予定を共有する 週1回の定例ミーティングを行う データはすべてクライドで管理し、個人のパソコンには保存しない プロジェクトごとにチャットやGoogleドライブで情報や資料を管理する 機密情報は、管理権限を決めて、アクセスできる人を絞る など、誰かだけが知っている状態を減らすようにしています。 大切なのは、情報を共有することそのものではなく、必要な人が、必要なときに確認できる状態をつくることです。 2. プロジェクトは、進み具合が見えるようにする テレワークでは、相手が今どこまで進めているかが見えにくくなります。 そこで、案件ごとにチャットを分けたり、役割やタスクを整理したり、スプレッドシートなどで進行状況を共有します。 「誰が、何を、どこまで進めているか」が見えることで、確認のための連絡が減り、途中で仕事が止まりにくくなります。 3. データはクラウドで管理し、属人化させない データが個人のパソコンの中だけにあると、その人が休んだだけで仕事が止まることがあります。 Ｅプレゼンスでは、DropboxやGoogle Driveなどを使い、必要なデータをクラウド上で共有しています。 個人PCだけに依存しない プロジェクトごとに共有する 必要な権限の範囲で外部からアクセスできる これは、単なる便利さではなく、属人化を防ぐための業務設計です。 4. コミュニケーションは、目的によって使い分ける オンラインでは、すべての連絡を一つの方法で済ませようとすると、かえって分かりにくくなることがあります。 Ｅプレゼンスでは、 普段のやり取りはChatwork 急ぎの連絡は電話 画面を共有したいときはZoom 月1回はリアルミーティングも実施 など、内容に応じて使い分けています。 オンラインだからこそ、どの連絡手段を、何のために使うのかを決めておくことが大切です。 最近は、クライアントともチャットでのやり取りが増えたため、情報共有がしやすくなってきました。 5. テレワークだからこそ、セキュリティを仕組みにする 場所を選ばず働ける環境は便利ですが、その分、セキュリティ対策も欠かせません。 Ｅプレゼンスでは、 2段階認証 権限管理 公共Wi-Fiの利用禁止 ローカル保存をしない VPN接続 など、働き方に合わせたルールを整えています。 セキュリティは、社員一人ひとりの注意だけに頼るのではなく、会社として仕組みにすることが必要です。 6. 働く環境も、業務設計の一部 テレワークでは、どんな環境で働くかによって、生産性が大きく変わります。 Ｅプレゼンスでは、 大きなモニターで作業する 全員が有料の生成AIを活用する プロジェクトごとの作業時間を把握する 電話はオンライン秘書サービスを活用する など、仕事をしやすくするための環境も少しずつ改善してきました。 「便利そうなツールを入れる」のではなく、今の仕事をどうすればもっと進めやすくなるか、という視点様々なツールを使ってみて、良いものへと改善してきました。 完全テレワークで目指しているのは、「誰かが休んでも仕事が止まらない会社」 Ｅプレゼンスが、これらの仕組みを整えてきた理由は、テレワークをするためだけではありません。 目指しているのは、誰かが休んでも、ほとんどの業務が止まらない状態です。 必要な情報が共有されている 進捗が見える データが一人に集中していない 連絡方法が決まっている セキュリティのルールがある 働く環境も整っている こうした一つひとつの積み重ねによって、場所に依存せず、誰か一人にも依存しない働き方ができるようになります。 2020年から突然始まったコロナ禍でも、一切影響を受けず、業務が実施できただけでなく、その時に新しく導入したものもないため、すでに整っていたのだと考えています。 D:HUBのデジタル化支援は、完全テレワークで実践してきた業務設計が土台です D:HUBが企業のデジタル化を支援するとき、単にツールを紹介することはしません。 Ｅプレゼンス自身が、完全テレワークという働き方の中で、長年、 どうすれば仕事が止まらないか どうすれば情報を共有できるか どうすれば属人化を減らせるか どうすれば効率化できるか を考え、実践してきたからです。 必要な紙は残してもいい。すべてをデジタルにする必要もありません。 デジタル化の目的は、「紙をなくすこと」ではなく、業務の効率化や仕事が止まらない仕組みをつくり、DX（デジタルトランスフォーメーション）への一歩を踏み出すことです。 D:HUBでは、その会社の業務や人、働き方に合わせて、実際に運用できるデジタル化の形を一緒に考えます。 前の記事もあわせて読む 【３】会社に生成AIを導入するには？経営者を中心に、社内へ広げていく進め方 続けて読みたい 【２】D:HUBがデジタル化からDXまで支援できる理由

【３】会社に生成AIを導入するには？経営者を中心に、社内へ広げていく進め方

【２】D:HUBがデジタル化からDXまで支援できる理由

【１】完全テレワークでも仕事が止まらない。Ｅプレゼンスが実践してきた業務設計