【１】完全テレワークでも仕事が止まらない。Ｅプレゼンスが実践してきた業務設計

Ｅプレゼンスは、創業時から業務をオンラインで設計してきました。現在も、スタッフはそれぞれ別の場所で働く完全テレワークの会社です。

ただし、テレワークは「Zoomを使えばできる」「チャットを入れればできる」というものではありません。

1. 情報は、一人の頭の中に置かない

テレワークでは、「隣の席の人に聞く」ができません。

だからこそ、情報を見える場所に置くことが重要です。

Ｅプレゼンスでは、

など、誰かだけが知っている状態を減らすようにしています。

大切なのは、情報を共有することそのものではなく、必要な人が、必要なときに確認できる状態をつくることです。

2. プロジェクトは、進み具合が見えるようにする

テレワークでは、相手が今どこまで進めているかが見えにくくなります。

そこで、案件ごとにチャットを分けたり、役割やタスクを整理したり、スプレッドシートなどで進行状況を共有します。

3. データはクラウドで管理し、属人化させない

データが個人のパソコンの中だけにあると、その人が休んだだけで仕事が止まることがあります。

Ｅプレゼンスでは、DropboxやGoogle Driveなどを使い、必要なデータをクラウド上で共有しています。

これは、単なる便利さではなく、属人化を防ぐための業務設計です。

4. コミュニケーションは、目的によって使い分ける

オンラインでは、すべての連絡を一つの方法で済ませようとすると、かえって分かりにくくなることがあります。

Ｅプレゼンスでは、

など、内容に応じて使い分けています。

オンラインだからこそ、どの連絡手段を、何のために使うのかを決めておくことが大切です。

最近は、クライアントともチャットでのやり取りが増えたため、情報共有がしやすくなってきました。

5. テレワークだからこそ、セキュリティを仕組みにする

場所を選ばず働ける環境は便利ですが、その分、セキュリティ対策も欠かせません。

Ｅプレゼンスでは、

など、働き方に合わせたルールを整えています。

6. 働く環境も、業務設計の一部

テレワークでは、どんな環境で働くかによって、生産性が大きく変わります。

Ｅプレゼンスでは、

など、仕事をしやすくするための環境も少しずつ改善してきました。

「便利そうなツールを入れる」のではなく、今の仕事をどうすればもっと進めやすくなるか、という視点様々なツールを使ってみて、良いものへと改善してきました。

完全テレワークで目指しているのは、「誰かが休んでも仕事が止まらない会社」

Ｅプレゼンスが、これらの仕組みを整えてきた理由は、テレワークをするためだけではありません。

目指しているのは、誰かが休んでも、ほとんどの業務が止まらない状態です。

こうした一つひとつの積み重ねによって、場所に依存せず、誰か一人にも依存しない働き方ができるようになります。

2020年から突然始まったコロナ禍でも、一切影響を受けず、業務が実施できただけでなく、その時に新しく導入したものもないため、すでに整っていたのだと考えています。

D:HUBのデジタル化支援は、完全テレワークで実践してきた業務設計が土台です