DX事例概要
| 段階 | Step１：デジタイゼーション |
| 実践企業名 | 株式会社Ｅプレゼンス |
| 業種 | 専門サービス業（その他の専門サービス業） |
| 取り組んだ内容 | リモートワーク環境整備（Chatwork・Dropbox導入） |
| 利用ツール・システム | Chatwork・Dropbox |
| 導入までの期間 | 試験導入1週間／全社展開まで約1ヶ月 |
| ツール導入費用 | 有料プラン利用 |
| 支援企業 | 自社 |
デジタル化のビフォー・アフターイメージ
1.DX・デジタル化の取り組みをしようと思ったきっかけは何ですか？
Eプレゼンスでは、設立当初から Meta の Workplace（Workchat）や Dropbox などのデジタルツールを日常業務で活用していました。しかし、コロナ禍をきっかけに働き方が大きく変化し、「在宅でも事務所と同じスピードで連携できる体制を整えたい」さらに、これまで使ってきたChatツールの入れ替えの機会に、社内の運用ルールを再構築しました。
2.困っていたことは何ですか?
以前からツールは使っていたものの、運用方法がムラがあり、次のような課題もありました。
Chatツールの利用頻度、外部とのChatでのつながり方などに統一性がなかった
ちょっとした相談が気軽にできなかったり、依頼内容が流れてしまう
添付ファイルの容量制限があり、大きなデータを送る際に手間がかかった
3.どのようにDX・デジタル化をして解決しましたか?
✔ Chatwork
- 「案件」「社内連絡」「クライアント別」などチャットの構造を整理
- リアクションルール（👍＝確認済みなど）を統一
- メールとの役割分担を明確化
- チャットのタスク機能を使うことで依頼した内容がわかりやすくなった
✔ Dropbox
- 部門別 → 案件別へフォルダを再編し、最新データの位置を統一
- “個人保存NG・必ずDropbox保存” のルールを設定
- 外出先やリモートからも同じデータにアクセスできる体制に
ツールそのものは以前から使っていたものの、運用ルールの整備によって、効果が大きく向上しました。
4.取り組み後の社員のみなさんの声をお聞かせください
通知がすぐ届くので、反応が早くなった
どこにいてもファイルを探せて便利
リアクションボタンで読んだことが伝わるのがいい
作業依頼がタスク管理でき、わかりやすくなり作業モレを防ぐこともできた
5.管理者、担当者の声をお聞かせください
ツールの活用方法を統一したことで、社内の情報が一元化され、チーム全体の動きがより把握しやすくなりました。これまで個人フォルダに分散して保存され、誰も気づかないまま埋もれてしまっていたデータも、常に共有フォルダで管理されるようになり、必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。
また、確認や調整にかかる時間が短縮され、業務全体のスピードも向上しています。さらに、社内の共通ルールを整備したことで、誰でも同じ流れで作業できる体制や業務の安定性にもつながりました。
6.今後チャレンジしたいことは何ですか？
Chatwork・Dropbox 機能を最大限に活用できるよう、いろんな機能を実務で活用していこうと思います。
DropBoxのファイル管理も年度末で切替などしやすいよう、管理しやすいフォルダの切り分けなども検討していきたいです。
7.支援者からのメッセージ
会社情報
| 会社名 | 株式会社Eプゼンス |
| 所在地 | 三重県四日市市栄町1番11号くすの木ビル4階 |
| 業種 | 専門サービス業（その他の専門サービス業） |
| サービス内容 | 〇コンサルティング事業・ブランディング＆Webマーケティング・Webサイトの制作・運営支援・各種デザイン業務〇教育事業・デジタル人材育成・DX化支援・デジタルスキル研修等 |
| 従業員数 | 4名 |
| ホームページ | https://www.e-presence.jp/ |
